Если у вас магазин, выставляет юрлицу счёт из таблицы на диске: номер сбился, сумма не та, в учёте пусто. Если у вас студия или услуги, шлёт договор услугами из того же excel и ждёт оплату неделями.
Что именно проверить
Если у вас магазин, боится учёта: «бухгалтер в отпуске, счёт нужен сегодня». Если у вас студия или услуги, стыдится кривых реквизитов в базе и обходит её файлом. Файл на коленке даёт счёт за 10 минут и пробел на месяц: оплата пришла, в учёте нет, отгрузка зависла, гость звонит «где документы».
Касса картой и путь счёта — два разных оплата или заявка. Сайт показывает условие и кнопку «получить счёт» или «оплатить картой». Сайт не рисует бланк из верстки как источник истины.
Готовый модуль учёта или типовой обмен выставляет номер, сумму, состав. Свой генератор счетов в теме — кастом: 3–6 недель и 150–400 тысяч, и каждый раз при смене реквизитов чинят код.
Как это выглядит на практике
Счёт юрлицу в магазине: 1–3 дня на выставление из учёта, если карточка и договор уже есть. Оплата по счёту — дни и недели, не минута как карта. Студия с договором на абонемент или ремонт: тот же контур, только услуга вместо артикула.
Включение готового пути: 3–8 дней на тестовой копии, 15–50 тысяч. На 40–80 карточках состав должен совпасть с учётом до строки. На 8–15 услугах — название, срок, сумма без «и прочее».
Сайт не ставит «оплачено» по слову менеджера. Статус «оплачен» приходит из учёта, когда банк или выписка сказали да. Письмо со счётом (отдельный шаблон: номер, сумма, срок, что будет если не оплатят) человеческим языком, без самодельных штрафов.
Штрафы, НДС, закрывающие — к бухгалтеру и юристу.
- Счёт рождается в учёте. Файл менеджера — черновик, не документ.
- Магазин: состав счёта = состав заказа, не “примерно как в корзине”.
- Студия: сумма и срок услуги как в договоре, не “как договоримся в чате”.
- «Оплачено» ставит учёт, не галочка в excel.
На чём считать результат
Если пути нет — не рисуйте счёт на сайте «для солидности». Если путь есть — уберите excel из приёмки.
- Откройте проект: есть ли оплаты или заявки «счёт». Нет — оставьте только карту или заявку.
- Включите выставление из учёта на тестовой копии. Свой бланк в теме не пишите, если типовой есть.
- Выставьте один тестовый счёт магазину-юрлицу и один — студии по услуге. Сверьте номер и сумму с учётом.
- Проведите тестовую «оплату» статусом из учёта. Сайт должен показать тот же смысл.
- Запретите менеджеру слать гостю xls «чтобы быстрее». Это обход связки.
Что сделать дальше
Запишите: счета только из учёта, файл не документ. Пример магазина: «юрлицу счёт из 1С, сайт показывает номер и статус». Пример студии: «договор и счёт из учёта, предоплата картой — второй путь, не вместо».
Фамилия, кто выставляет, и фамилия бухгалтера — на одном листе. Остановитесь, когда тестовый счёт совпал с учётом и статус «оплачен» пришёл не из чата. Не добавляйте в первый круг акты, УПД и три схемы НДС «на будущее».
Рабочая отдаёт гостю тот номер, который видит бухгалтер, не тот, что родился в таблице на диске.
- Откройте проект: есть ли оплаты или заявки «счёт». Нет — оставьте только карту или заявку.
- Включите выставление из учёта на тестовой копии. Свой бланк в теме не пишите, если типовой есть.
- Выставьте один тестовый счёт магазину-юрлицу и один — студии по услуге. Сверьте номер и сумму с учётом.
- Проведите тестовую «оплату» статусом из учёта. Сайт должен показать тот же смысл.
- Запретите менеджеру слать гостю xls «чтобы быстрее». Это обход связки.
Назад в раздел
